Prestation archives

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De gauche à droite : Gwenaëlle Le Bot (archiviste CDG85), Sophie Gaboriau (assistante), Damien Pubert (archiviste itinérant), Clémence Chauveau (archiviste itinérante), Marie-Noëlle Bonnier (archiviste itinérante), Anne Chaillou (responsable de service)

Présentation et fonctionnement

Depuis une trentaine d'années, le Centre de Gestion met à la disposition des collectivités territoriales de la Vendée, un service « Conseil Archives ».

Actuellement, 4 archivistes qualifiés assurent cette mission d'assistance et de conseil en gestion d'archives en lien avec les Archives Départementales : Gwenaëlle LE BOT, Marie-Noëlle BONNIER, Clémence CHAUVEAU et Damien PUBERT.

Nos archivistes se déplacent à travers le département de la Vendée pour effectuer des visites de locaux d'archives à la demande des collectivités. Lors de cette visite préalable gratuite, ils effectuent un état des lieux et évalue la durée de leur intervention avec une proposition sous forme de devis.

> Voici la plaquette de présentation des services offerts par les archivistes intercommunaux.

Tarifs 2017

  • Visite préalable (demi-journée) avant tout devis : Gratuité
  • Tarif journalier (mission complète, mise à jour) : 210 €
  • Assistance téléphonique : Gratuité

Si vos archives ne sont pas classées, vous perdez la possibilité d'avoir recours à des documents essentiels pour votre gestion administrative, la justification de vos droits et ceux de vos administrés, la connaissance de l'histoire de votre collectivité.

Souvent, les collectivités déplorent :

  • un manque de place dans leurs locaux (projet d'agrandissement ou de déménagement),
  • un manque de temps du personnel administratif,
  • une méconnaissance des documents à conserver,
  • une perte de temps en recherche de documents,
  • des archives encombrantes, non classées, voire en vrac et donc inexploitables.

Afin de répondre aux difficultés et aux besoins des collectivités, le service « Conseil Archives » itinérant propose plusieurs types d'interventions :

  • le traitement des fonds d'archives (tri, élimination, classement, inventaire),
  • la mise à jour annuelle (ou biannuelle) des classements avec les nouvelles archives créées,
  • l'aide et la préparation aux aménagements et déménagements de locaux,
  • la formation du personnel en fin de mission (traitement des archives courantes),
  • les conseils téléphoniques ou par courriel (communicabilité, conservation...)

Déroulement d'une mission d'un archiviste

  • L'archiviste en mission dans la collectivité, s'occupe du tri, du classement et prépare les bordereaux d'élimination selon la réglementation en vigueur,
  • Il réorganise le local archives en accord avec le personnel municipal. Il est souhaitable que le local de conservation des archives soit réservé exclusivement à cet usage. Il est conseillé d'y retirer tout ce qui n'est pas archives, y compris les fournitures.
  • A l'issue du classement, un inventaire est remis sous format numérique et papier. C'est un instrument de recherche essentiel qui permet de retrouver un document rapidement mais aussi de valoriser le fonds d'archives communales.
  • Après visa du Directeur des Archives départementales du bordereau d'élimination, les archives proposées à l'élimination peuvent être détruites physiquement. Pour des raisons de confidentialité, vous devez veiller à ce que les documents soient détruits par broyage ou déchiquetage. Pour cette opération, vous pouvez contacter Paprec Groupe, dont une agence se situe à Bournezeau (Tél. : 02 28 15 01 15), qui prendra en charge gratuitement vos papiers à détruire et vous délivrera un procès-verbal de destruction.
  • Formation du personnel municipal : l'archiviste sensibilise tous les agents à la réglementation archivistique et au classement, c'est-à-dire l'insertion de nouveaux dossiers dans l'inventaire et à la recherche des documents. Éventuellement, un référent est chargé de collecter les archives produites par les différents services et de les centraliser en poursuivant l'inventaire.

Conseils d'archivage

Il est possible d'effectuer régulièrement des destructions sans autorisation du directeur des Archives départementales de la Vendée, celles-ci concernent seulement les documents suivants :

  • Circulaires périmées
  • Arrêtés du Préfet ne mentionnant pas la commune
  • Recueils des actes administratifs de la préfecture de plus de 10 ans dans les communes qui ne sont pas chef-lieu de canton uniquement
  • Autres revues périodiques à caractère administratif (délai choisi par le secrétariat de mairie - 1 à 2 ans) :
  1. Bulletins des lois et décrets,
  2. Bulletin officiel du Conseil général de la Vendée,
  3. Le Secrétaire de Mairie,
  • Brouillons,
  • Imprimés non utilisés,
  • Documents identiques en surnombre (photocopies).

Conseils pratiques de l'archiviste

Il existe un certain nombre d'idées reçues, de préjugés sur les archives. Archives signifiant la plupart du temps poussière, rebut, vieux papiers sans utilité ni intérêt. En langage populaire, "mettre aux archives", c'est renvoyer au périmé. Les producteurs d'archives eux-mêmes ne perçoivent souvent que le rôle pratique et momentané des documents et en ignorent l'intérêt historique et culturel, d'où le manque d'intérêt pour leur bonne conservation matérielle et des destructions irréparables.

Fiche pratique