Dans le cadre de situation d’urgence nécessitant l’utilisation de moyens d’alerte et d’information des populations par les autorités compétentes, les maires peuvent-ils constituer des registres nominatifs constitutifs de fichiers de population ?

LE CONSEIL DU JURISTE

La CNIL a rappelé récemment les règles applicables dans le cadre de constitution de fichiers de population.

Deux types de registres nominatifs peuvent légalement être établis au sein des communes :

1 / Au titre de leurs obligations en matière de participation au plan départemental d’alerte et d’urgence au profit des personnes âgées et handicapées en cas de risques exceptionnels (par exemple en cas de canicule)

Les maires doivent obligatoirement tenir un registre dédié à ces personnes et encadré par les dispositions du Code de l’action sociale et des familles (CASF). L’inscription sur ces registres doit résulter d’une démarche volontaire, émanant de la personne concernée ou d’un tiers agissant pour son compte.
Leur finalité exclusive est de permettre l’intervention ciblée des services sanitaires et sociaux en cas de mise en œuvre du plan départemental d’alerte et d’urgence : organisation de contacts périodiques avec les personnes inscrites pour leur apporter les conseils et l’assistance nécessaires.

Les personnes concernées sont celles âgées de plus de 65 ans, celles de plus de 60 ans reconnues inaptes au travail et les personnes adultes handicapées.
Les données recueillies sont le nom, le prénom, la date de naissance, la situation, l’adresse, le numéro de téléphone. Seules ces informations peuvent figurer dans ce registre obligatoire « plan d’alerte et d’urgence ». Elles pourront toutefois être complétées d’autres éléments, à l’initiative des personnes concernées, dans le cadre de l’éventuel dispositif complémentaire d’alerte et d’information mis en place par le maire.
Le maire a l’obligation d’informer les habitants de sa commune de la mise en place du registre nominatif, de sa finalité et des conditions d’inscription (via un site internet dédié par exemple ou par l’envoi de courriers individuels…).
L’utilisation de fichiers préexistants, par les personnes habilitées à y accéder (personnel de la commune ou de l’acteur local détenant les données), ne peut servir qu’à procéder à l’information des personnes sur l’existence du registre (pas d’inscription automatique).

2 / Au titre de leur responsabilité en matière d’élaboration d’un « plan communal de sauvegarde »

Les maires peuvent décider de mettre en place, de façon complémentaire, un registre plus large, général, recensant des informations relatives aux personnes résidant dans la commune aux fins d’alerte et de protection en cas de réalisation de risques connus auxquels est soumis le territoire.

Tout recensement de données complémentaire à celui opéré dans le cadre et dans les conditions prévus par le CASF pour le plan d’alerte et d’urgence (élargissement du champ des personnes et des données concernées) doit intervenir dans le respect des dispositions du RGPD.
En particulier, l’enregistrement de données au sein de ce deuxième registre doit systématiquement être fondé sur des démarches volontaires, conformément à la logique adoptée par le législateur pour les registres « plan d’alerte et d’urgence ».

Il ne peut légalement porter que sur des données pertinentes et proportionnées par rapport à l’objectif poursuivi, consistant à apporter une assistance personnalisée aux intéressés. Ainsi, le recueil d’informations relatives à l’état de santé des personnes, aux conditions de vie et éventuelles difficultés sociales devra être strictement limité au besoin d’en connaître par les services d’aide aux fins d’assurer une prise en charge adéquate et optimale.

A cela s’ajoute des recommandations concernant la mise à jour et la sécurité des données.

Le maire doit prendre toutes les précautions utiles pour garantir l’exactitude des données :

- La mise à jour régulière de celles-ci permettra d’assurer le respect des dispositions du RGPD comme l’efficacité du dispositif. La CNIL recommande aux maires de rappeler annuellement aux personnes concernées, par l’envoi d’un message dédié, la nécessité de les tenir informés de tout changement relatif à leur situation.

- S’agissant de la sécurité des données, elles doivent être recueillies, conservées et utilisées dans des conditions garantissant leur intégrité, leur disponibilité et leur confidentialité. Elles ne peuvent être consultées que par les agents chargés du recueil des informations, sous la responsabilité du maire, et de la mise en œuvre du plan, sous l’autorité du préfet.
Toutes les personnes accédant aux données contenues dans ce registre sont tenues au secret professionnel.

Référence :

• Communiqué de la CNIL du 14 avril 2020 [1]