L’existence de registres sur support numérique pour les arrêtés et les délibérations de la collectivité supprime-t-elle la version papier des registres ?

LE CONSEIL DU JURISTE

Les communes doivent disposer d’un registre des délibérations et d’un registre des arrêtés.
L’article R 2121-9 du code général des collectivités territoriales permet de tenir un registre sur support numérique. Toutefois, la tenue du registre sur support numérique ne supprime pas la version papier, laquelle est obligatoire.

L'exemplaire sur support numérique a une valeur de copie. Cependant, pour que cette version numérique ait valeur de copie, il faut que les signatures et tampons obligatoires apparaissent.

La tenue obligatoire des registres papier doit répondre aux dispositions de la circulaire NOR : IOCB1032174C du 14 décembre 2010 concernant les exemplaires originaux :

• le type de papier (permanent, couleur blanche A3 et A4) et d’impression (laser),
• l’interdiction du collage,
• la reliure obligatoire des registres selon les mêmes caractéristiques techniques que celles des registres d’état civil, au plus tard à la fin de l’année, ou tous les 5 ans pour les communes de moins de 1 000 habitants,
• le registre doit être coté et paraphé par le maire,
• les mentions obligatoires sur les feuillets numérotés (mention du nom de la commune et de la date de séance du conseil municipal),
• l’impression des feuillets (recto et verso, ou seulement au recto avec le verso barré d’un trait oblique),
• l’élaboration obligatoire de tables par date et par objet des délibérations intervenues.

Références :

• Article R 2121-9 du code général des collectivités territoriales [1]
• Circulaire NOR : IOCB1032174C du 14 décembre 2010 [2] relative à la tenue des registres des communes et de certains de leurs groupements