A - Prestation archives

Présentation du service

Ce service existe depuis 1992. Quatre archivistes professionnels interviennent dans les collectivités qui le souhaitent pour assurer le tri et le classement des archives. Des conseils pratiques peuvent également être donnés au personnel des collectivités. L'enjeu pour l'avenir concerne la gestion des documents bureautiques.

En haut, de gauche à droite : Léna Brière (archiviste itinérante), Marie-Noëlle Bonnier (archiviste itinérante), Clémence Bécard (archiviste itinérante).
En bas, de gauche à droite : Gwenaëlle Le Bot (archiviste CDG85), Martin Bolteau (archiviste itinérant), Charles Dancla (responsable du service).

Fonctionnement du service

Depuis une trentaine d'années, le Centre de Gestion met à la disposition des collectivités territoriales de la Vendée, un service « Conseil Archives ».

Actuellement, 5 archivistes qualifiés assurent cette mission d'assistance et de conseil en gestion d'archives en lien avec les Archives Départementales : Gwenaëlle Le Bot, Marie-Noëlle Bonnier, Clémence Bécard, Martin Bolteau, Léna Brière et Florine Lefebvre.

Nos archivistes se déplacent à travers le département de la Vendée pour effectuer des visites de locaux d'archives à la demande des collectivités. Lors de cette visite préalable gratuite, ils effectuent un état des lieux et évaluent la durée de leur intervention avec une proposition sous forme de devis.

Pour plus d'informations, vous pouvez télécharger la plaquette de présentation en cliquant sur le fichier attaché ci-dessous :

Fichier attaché	Taille
Plaquette de présentation de la prestation " Conseil archives " [1]	828.32 Ko

Patrimoine archivistique

Si vos archives ne sont pas classées, vous perdez la possibilité d'avoir recours à des documents essentiels pour votre gestion administrative, la justification de vos droits et ceux de vos administrés, la connaissance de l'histoire de votre collectivité.

Souvent, les collectivités déplorent :

un manque de place dans leurs locaux (projet d'agrandissement ou de déménagement),
un manque de temps du personnel administratif,
une méconnaissance des documents à conserver,
une perte de temps en recherche de documents,
des archives encombrantes, non classées, voire en vrac et donc inexploitables.

Prestations proposées

Afin de répondre aux difficultés et aux besoins des collectivités, le service « Conseil Archives » itinérant propose plusieurs types d'interventions :

le traitement des fonds d'archives (tri, élimination, classement, inventaire),
la mise à jour annuelle (ou biannuelle) des classements avec les nouvelles archives créées,
l'accompagnement à la gestion des dossiers numériques,
l'aide et la préparation aux aménagements et déménagements de locaux,
la sensibilisation du personnel en fin de mission (traitement des archives courantes),
les conseils téléphoniques ou par courriel (communicabilité, conservation, etc.).

Tarifs

Avant tout devis, visite préalable (demi-journée) :	gratuit
Tarif journalier 2026 votés par le Conseil d'administration du Centre de Gestion le 25/11/2025 (mission complète, mise à jour, conseil pour déménagement, sensibilisation du personnel) :	265 €
Assitance téléphonique ou demande de renseignement par courriel :	gratuit

Si vous souhaitez la visite d'un archiviste pour établir un devis d'intervention, vous pouvez compléter le formulaire suivant :

Demande de devis [2]

Le service " Conseil archives " du CDG 85 vous contactera pour fixer un rendez-vous.

Déroulement d'une mission d'un archiviste

L'archiviste en mission dans la collectivité, s'occupe du tri, du classement et prépare les bordereaux d'élimination selon la réglementation en vigueur,
Il réorganise le local archives en accord avec le personnel municipal. Il est souhaitable que le local de conservation des archives soit réservé exclusivement à cet usage. Il est conseillé d'y retirer tout ce qui n'est pas archives, y compris les fournitures.
A l'issue du classement, un inventaire est remis sous format numérique et papier. C'est un instrument de recherche essentiel qui permet de retrouver un document rapidement mais aussi de valoriser le fonds d'archives communales.
Après visa du Directeur des Archives départementales du bordereau d’élimination, les archives proposées à l’élimination peuvent être détruites physiquement. Pour des raisons de confidentialité, vous devez veiller à ce que les documents soient détruits par broyage ou déchiquetage. Pour cette opération, il vous est conseillé de mettre en concurrence différents prestataires. Ils prendront en charge vos papiers à détruire et vous délivreront un procès-verbal de destruction ; selon leur fonctionnement, cette opération peut être payante.
Formation du personnel municipal : l'archiviste sensibilise tous les agents à la réglementation archivistique et au classement, c'est-à-dire l'insertion de nouveaux dossiers dans l'inventaire et à la recherche des documents. Éventuellement, un référent est chargé de collecter les archives produites par les différents services et de les centraliser en poursuivant l'inventaire.

Conseils pour archiver

Conseils pratiques de l'archiviste

Il existe un certain nombre d'idées reçues, de préjugés sur les archives. Archives signifiant la plupart du temps poussière, rebut, vieux papiers sans utilité ni intérêt. En langage populaire, " mettre aux archives ", c'est renvoyer au périmé. Les producteurs d'archives eux-mêmes ne perçoivent souvent que le rôle pratique et momentané des documents et en ignorent l'intérêt historique et culturel, d'où le manque d'intérêt pour leur bonne conservation matérielle et des destructions irréparables.

Vous pouvez consulter ci-dessous les premiers conseils donnés par les archivistes :

Fichier attaché	Taille
sommaire [3]	27.93 Ko
1ère partie - définition des archives [4]	36.27 Ko
2ème partie - classement et mesures de conservation [5]	59.43 Ko
annexe 1 - cadre de classement officiel des archives communales de 1926 [6]	39.83 Ko
annexe 2 - extrait d'un répertoire numérique, séries D (administration générale), H (affaires militaires), T (urbanisme) [7]	78.29 Ko
3ème partie - éliminations [8]	49.04 Ko
annexe 3 - liste non-exhaustive des archives pouvant être détruites [9]	88.53 Ko
annexe 4 - modèle de bordereau d'élimination Word [10]	67.5 Ko
annexe 5 - modèle de bordereau d'élimination Excel [11]	14.78 Ko
4ème partie - communicabilité [12]	41.36 Ko
annexe 6 - modèle de registre de consultation [13]	16 Ko
annexe 7 - modèle de fiche-fantôme [14]	30 Ko
5ème partie - rôle des Archives Départementales [15]	36.86 Ko
bibliographie [16]	43.46 Ko

Le site des Archives de France propose sur son site un outil qui vous guidera par thématique sur les délais de communicabilité :

Accéder aux documents publics avec @docs [17]

Fiches pratiques

Fichier attaché	Taille
Aménagement d'une salle d'archives [18]	333.98 Ko
Gestion des archives pour les communes nouvelles [19]	80.2 Ko
Archivage électronique [20]	122.95 Ko

Archives de l'action sociale

A la demande des techniciens du Conseil d'Administration de l’UDCCAS, le service " Conseil archives " du Centre de Gestion et les Archives Départementales de la Vendée ont présenté les règles de bases et les bonnes pratiques à adopter dans la gestion courante des archives des CCAS/CIAS ou EHPAD.

Vous trouverez ci-dessous la présentation powerpoint diffusée lors de cette sensibilisation et différents documents pouvant vous aider dans la gestion de vos archives :

Fichier attaché	Taille
Diaporama sensibilisation à la gestion des archives des CCAS et des CIAS [21]	2.55 Mo
Circulaire du 14/12/2010 sur la tenue des registres [22]	173.22 Ko
Instruction SIAF du 28/08/2009 : assemblée, instances [23]	542.45 Ko
Instruction SIAF du 28/08/2009 : finances [24]	545.09 Ko
Instruction SIAF du 22/09/2014 : aide sociale [25]	6.27 Mo
Instruction SIAF du 22/09/2014 : logement social [26]	5.42 Mo
Liste non-exhaustive des archives pouvant être détruites [27]	39.56 Ko
Bordereau d'élimination vierge au format Word [28]	40 Ko
Bordereau d'élimination vierge au format Excel [29]	15.92 Ko

non

Réunion d'information sur la tenue des actes des collectivités, le 10/10/2023

La Préfecture, les Archives Départementales (AD) et le Centre de Gestion (CDG) ont animé conjointement une matinée d’information à l’attention des personnels des mairies et autres collectivités intéressées, sur :

« Les actes des collectivités : aide et conseils pour répondre aux obligations légales »
Le mardi 10 octobre 2023 à 9 h 30, à la Maison des Communes, à la Roche-sur-Yon
(Accueil à partir de 9 h 15 – Fin estimée à 11 h 30)

Le programme détaillé de cette matinée était :

Programme [30] (116.1 Ko)

Vous pouvez consulter les supports présentés par la Préfecture et les AD de Vendée :

Fichier attaché	Taille
Diaporama de la Préfecture [31]	324.54 Ko
Diaporama des Archives Départementales de la Vendée [32]	1.57 Mo
MDE Construction ou aménagement archives [33]	198.73 Ko
Exemple d'aménagement d'une salle d'archives [34]	157.78 Ko
MDE Procédure pour les éliminations [35]	152.47 Ko
Bordereau d'élimination fictif [36]	13.75 Ko
Bordereau d'élimination vierge [37]	13.68 Ko
CD85 dispositif de majoration petites communes et commune l'Ile d'Yeu [38]	301.17 Ko
CD85 révision règlement aide restauration archives communales [39]	80.25 Ko
Délais de communicabilité [40]	36.83 Ko

non