Ce service existe depuis 1992. Quatre archivistes professionnels interviennent dans les collectivités qui le souhaitent pour assurer le tri et le classement des archives. Des conseils pratiques peuvent également être donnés au personnel des collectivités. L'enjeu pour l'avenir concerne la gestion des documents bureautiques.
En haut, de gauche à droite : Marie-Noëlle Bonnier (archiviste itinérante), Gwenaëlle Le Bot (archiviste CDG85), Clémence Bécard (archiviste itinérante), Sophie Gaboriau (assistante).
En bas, de gauche à droite : Léna Brière (archiviste itinérante), Anne Chaillou (responsable de service), Martin Bolteau (archiviste itinérant).
Fonctionnement du service
Depuis une trentaine d'années, le Centre de Gestion met à la disposition des collectivités territoriales de la Vendée, un service « Conseil Archives ».
Actuellement, 5 archivistes qualifiés assurent cette mission d'assistance et de conseil en gestion d'archives en lien avec les Archives Départementales : Gwenaëlle Le Bot, Marie-Noëlle Bonnier, Clémence Bécard, Martin Bolteau et Léna Brière.
Nos archivistes se déplacent à travers le département de la Vendée pour effectuer des visites de locaux d'archives à la demande des collectivités. Lors de cette visite préalable gratuite, ils effectuent un état des lieux et évaluent la durée de leur intervention avec une proposition sous forme de devis.
Pour plus d'informations, vous pouvez télécharger la plaquette de présentation en cliquant sur le fichier attaché ci-dessous :
| Fichier attaché | Taille |
|---|---|
 Plaquette de présentation de la prestation " Conseil archives " | 810.82 Ko |
Patrimoine archivistique
Si vos archives ne sont pas classées, vous perdez la possibilité d'avoir recours à des documents essentiels pour votre gestion administrative, la justification de vos droits et ceux de vos administrés, la connaissance de l'histoire de votre collectivité.
Souvent, les collectivités déplorent :
- un manque de place dans leurs locaux (projet d'agrandissement ou de déménagement),
- un manque de temps du personnel administratif,
- une méconnaissance des documents à conserver,
- une perte de temps en recherche de documents,
- des archives encombrantes, non classées, voire en vrac et donc inexploitables.
Prestations proposées
Afin de répondre aux difficultés et aux besoins des collectivités, le service « Conseil Archives » itinérant propose plusieurs types d'interventions :
- le traitement des fonds d'archives (tri, élimination, classement, inventaire),
- la mise à jour annuelle (ou biannuelle) des classements avec les nouvelles archives créées,
- l'accompagnement à la gestion des dossiers numériques,
- l'aide et la préparation aux aménagements et déménagements de locaux,
- la sensibilisation du personnel en fin de mission (traitement des archives courantes),
- les conseils téléphoniques ou par courriel (communicabilité, conservation, etc.).
Tarifs 2024
Votés par le Conseil d'administration du Centre de Gestion le 28/11/2023 :
| Avant tout devis, visite préalable (demi-journée) : | gratuit |
| Tarif journalier (mission complète, mise à jour, conseil pour déménagement, sensibilisation du personnel) : | 240 € |
| Assitance téléphonique ou demande de renseignement par courriel : | gratuit |
Si vous souhaitez la visite d'un archiviste pour établir un devis d'intervention, vous pouvez compléter le formulaire suivant :
Demande de devis
Le service " Conseil archives " du CDG 85 vous contactera pour fixer un rendez-vous.
Déroulement d'une mission d'un archiviste
L'archiviste en mission dans la collectivité, s'occupe du tri, du classement et prépare les bordereaux d'élimination selon la réglementation en vigueur,
Il réorganise le local archives en accord avec le personnel municipal. Il est souhaitable que le local de conservation des archives soit réservé exclusivement à cet usage. Il est conseillé d'y retirer tout ce qui n'est pas archives, y compris les fournitures.
A l'issue du classement, un inventaire est remis sous format numérique et papier. C'est un instrument de recherche essentiel qui permet de retrouver un document rapidement mais aussi de valoriser le fonds d'archives communales.
Après visa du Directeur des Archives départementales du bordereau d’élimination, les archives proposées à l’élimination peuvent être détruites physiquement. Pour des raisons de confidentialité, vous devez veiller à ce que les documents soient détruits par broyage ou déchiquetage. Pour cette opération, il vous est conseillé de mettre en concurrence différents prestataires. Ils prendront en charge vos papiers à détruire et vous délivreront un procès-verbal de destruction ; selon leur fonctionnement, cette opération peut être payante.
Formation du personnel municipal : l'archiviste sensibilise tous les agents à la réglementation archivistique et au classement, c'est-à-dire l'insertion de nouveaux dossiers dans l'inventaire et à la recherche des documents. Éventuellement, un référent est chargé de collecter les archives produites par les différents services et de les centraliser en poursuivant l'inventaire.
