À quelle fréquence faut-il mettre à jour le tableau des effectifs ?
Obligatoire, le tableau des effectifs recense les emplois permanents (fonctionnaires stagiaires ou titulaires, ainsi que les contractuels de droit public) créés par délibération et ouverts budgétairement, qu’ils soient pourvus ou non. Les postes y sont classés par filières, cadres d’emplois, grades et temps de travail.
La mise à jour du tableau des effectifs doit intervenir à chaque création, modification ou suppression d’emploi permanent, afin de refléter fidèlement la situation administrative et budgétaire de la collectivité.
Cette actualisation est indispensable pour plusieurs raisons :
- Garantir la légalité des recrutements : tout emploi doit être créé par délibération de l’assemblée délibérante avant tout recrutement (article L.313-1 du CGFP). Une nomination sur un emploi non créé est entachée de nullité,
- Assurer la transparence budgétaire : le tableau des effectifs, annexé aux documents budgétaires, permet un suivi rigoureux de la masse salariale,
- Faciliter la gestion des carrières : il sert de référence pour les réintégrations, reclassements ou mobilités internes, en prouvant l’existence ou l’absence de postes vacants.
Dans la pratique, il est possible de faire une mise à jour au coup par coup, mais certaines collectivités et établissements optent pour une mise à jour annuelle.
Pour rappel, toute suppression d’emploi permanent doit faire l’objet d’un avis préalable du Comité Social Territorial avant d’être actée par délibération.
