Une mauvaise gestion des archives en fin de mandat expose-t-elle le maire à des sanctions administratives voire pénales ?
LE CONSEIL DU JURISTE
Les collectivités territoriales sont propriétaires de leurs archives. A ce titre, elles sont tenues de veiller à leur gestion, leur conservation et leur mise en valeur dans l’intérêt public, sous le contrôle scientifique et technique de l’administration des archives (article L. 212-6 du code du patrimoine).
Cette responsabilité pour les communes incombe au maire sous le contrôle du conseil municipal.
Le maire est responsable pénalement de toute destruction d’archives non règlementaire (articles L. 432-15 et L. 432-16 du code pénal).
Au-delà des sanctions pénales, le maire s’expose à des sanctions administratives (article L. 214-4 du code du patrimoine) :
- l'interdiction des droits civils, civiques ;
- l'interdiction d'exercer une fonction publique (…).
A chaque changement de maire (démission) ou de renouvellement de municipalité (en cours ou en fin de mandat), un procès-verbal de décharge et de prise en charge des archives, appuyé d’un récolement sommaire ou détaillé doit être établi.
La procédure de récolement vise à formaliser la passation de responsabilité du maire sortant au nouveau maire, et de certifier de manière contradictoire l’existence des archives à un moment donné.
En cas de disparition accidentelle (incendie, inondation, vol, etc.), toutes les informations connues lors du récolement doivent être fournies.
Le récolement prend la forme de la rédaction d’un procès-verbal.
Le procès-verbal et le récolement annexé doivent être établis en trois exemplaires :
- un pour le maire sortant comme justificatif de décharge,
- un autre pour le maire nouvellement élu, à classer dans les archives communales,
- et un destiné au directeur des archives départementales.
Même si le maire sortant a été réélu, l’établissement d’un procès-verbal et d’un récolement est obligatoire dans la mesure où l’équipe municipale a été modifiée. Dans ce cas, le maire signe à la fois comme maire sortant et comme maire nouvellement élu.
Pour les communes nouvelles ayant fusionné depuis le dernier renouvellement général, le maire de la commune-siège doit signer le procès-verbal et le récolement pour les archives de l’ensemble des communes composant la commune nouvelle.
Les archives des élus, membres exécutifs, produites ou reçues dans le cadre de leurs fonctions municipales, sont des archives publiques à verser aux archives communales et à prendre en compte dans le récolement.
Référence :
- Préconisations DGP/SIAF/2019/009 relative au récolement des archives communales à effectuer suite aux élections municipales
