L’apostille et la légalisation sont des démarches de certification de la signature ou du sceau d’un document délivré par une autorité publique, comme un acte de naissance par exemple.
Cette démarche n’est pas exigée lors de la présentation d’un document en France. En revanche, elle est obligatoire lorsque ce document doit être présenté à l’étranger. Par exemple, pour les documents officiels demandés en cas de création d’une entreprise ou de l’achat d’un bien à l’étranger par un citoyen français.
La différence entre la procédure d’apostille et celle de légalisation tient aux pays dans lesquels le document doit être présenté :
- pour un pays signataire de la convention de La Haye du 5 octobre 1961, c’est l’apostille ;
- dans le cas contraire, c’est la légalisation, sauf pour les États ayant signé une convention les dispensant de cette procédure.
Jusqu’à présent, les procédures d’apostille et de légalisation de documents étaient effectuées par la justice et le ministère chargé des affaires étrangères. À partir de 2025, elles seront transférées aux notaires et seront dématérialisées.
Cette réforme implique que les communes désignent des référents et transmettent leurs coordonnées à l'ordre des notaires dans les semaines à venir. Elle entrera en vigueur le 1er mai prochain pour l’apostille et le 1er septembre pour la légalisation (décret n° 2021-1205 du 17 septembre 2021).
A cet effet, une base de données nationale de signatures publiques a été créée consultable par les notaires afin de vérifier la conformité de la signature figurant sur un document et la qualité du signataire (maire, officier d’état civil, etc.).
Les communes devront transmettre au Conseil supérieur du notariat, avant le 15 mars : leur nom, numéro Insee et adresse postale, ainsi que le nom, le prénom et l’adresse mail officielle du ou des référent(s) désigné(s). Elles préciseront également si la commune compte plus de 3 500 habitants.
Précision : l’obligation d’alimenter la base de signatures concerne les communes de plus de 3 500 habitants. Cependant, les autres communes pouvant être amenées à procéder à la vérification de signatures, elles sont également appelées à compléter la base dédiée.
Ces informations doivent être envoyées à l’adresse apostille.mairie@notaires.fr.
Référence :
