Face aux nombreuses sollicitations des collectivités, Camille GARAULT et Martin BOLTEAU sont venus renforcer l'équipe d'archivistes du Centre de Gestion en septembre.
Depuis 1992, le Centre de Gestion propose aux collectivités vendéennes ses services en matière d’archivage.
Selon le code du patrimoine, les communes et les structures intercommunales ont l’obligation d’assurer la conservation et la mise en valeur de leurs archives. Faute de classement régulier, les collectivités perdent l’accès à des documents essentiels pour leur gestion administrative, la justification de leurs droits et celles de leurs administrés, la connaissance de leur histoire. Souvent les collectivités déplorent un manque de place et un manque de temps, sans compter une méconnaissance des documents à conserver.
Une équipe dédiée pour classer et conserver les archives
Quatre archivistes itinérants (Clémence Bécard, Marie-Noëlle Bonnier, Martin Bolteau et Camille Garault), et une archiviste dédiée aux services de la Maison des Communes, Gwenaëlle Le Bot, sont là pour assurer la mission d'archivage.
Le déroulement d'une mission
" Lorsqu’une collectivité contacte le secrétariat du service, un rendez-vous est programmé sur place afin d’effectuer un état des lieux et d’établir une proposition sous forme de devis "
explique un des archivistes itinérants. Au Centre de Gestion, Anne Chaillou, la responsable du service et son assistante, Sophie Gaboriau, contribuent à l’organisation des missions (élaboration des plannings, envoi des devis et des documents de fin de mission, facturation).
La visite préalable, préconisée avant toute intervention, est gratuite.
Selon la demande de la collectivité, la mission pourra concerner le traitement des fonds d’archives (tri, élimination, classement, inventaire) ou la mise à jour annuelle, voire biannuelle des classements avec les nouvelles archives créées (mission de suivi ou de mise à jour).
L’archiviste peut prodiguer des conseils pour la préparation d’aménagements de locaux et déménagements vers un autre site. Le service intervient également pour l’accompagnement à l’archivage numérique.
" En général, l’archiviste se rend dans la collectivité pour une durée moyenne d’une dizaine de jours. Certaines missions nécessitent une intervention de plusieurs semaines, voire de plusieurs mois. Au cours de la mission, l’archiviste sensibilise les agents au travail d’archivage effectué. À son issue, un document recense tous les documents archivés en respectant un classement prédéfini "
précise Anne Chaillou, la responsable du service.
De précieux conseils pour archiver
L’équipe d’archivistes reste disponible à tout moment pour apporter ses conseils.
Un dossier expert sur les « Conseils de l’archiviste » est également consultable sur le site internet de la Maison des Communes (rubrique Catalogue des prestations sur la page d'accueil puis Prestation archives/ Conseils pour archiver).
