Quelles sont les obligations qui pèsent sur les maires en matière de conservation et d’archivage des documents en cours de mandat et à l’approche des élections municipales ?
LE CONSEIL DU JURISTE
L’importance de la conservation et de l’archivage des documents doit être rappelée afin d’assurer la continuité de l’action publique à la suite du scrutin.
En effet, la responsabilité sur les archives fait pleinement partie de celles endossées par les élus locaux et plus particulièrement le maire, lors de sa prise de fonction. Cette prise de responsabilité est matérialisée par le procès-verbal de récolement, permettant également d’en décharger le maire sortant.
Le récolement est un état des lieux des archives dressé lors du renouvellement de l'exécutif. Présenté sous la forme d’un procès-verbal de décharge (pour le maire sortant et, ce, même si le maire sortant est réélu) et de prise en charge (pour le maire entrant), il est accompagné d’un état sommaire ou détaillé des archives présentes en mairie. C’est une obligation réglementaire qui découle des responsabilités légales du maire en matière d'archives et qui ne donne donc pas lieu à une délibération municipale.
En outre, le récolement permet au maire entrant de prendre connaissance du patrimoine écrit de la collectivité, et aux agents de disposer d'une liste à jour des archives, outil indispensable à l'efficacité du travail administratif et essentiel à la connaissance de l'histoire locale.
Par ailleurs, il constitue une bonne base pour améliorer la gestion des archives (équipement et sécurité des locaux, état matériel des documents, éliminations à prévoir) et permet de signaler les améliorations apportées. Un récolement correctement rempli est l'indice d'une bonne gestion des archives par la collectivité.
Ces obligations s'appliquent également aux présidents d'EPCI.
Tous ces rappels et préconisations sont prodigués par l’Association des Archivistes Français (AAF), éléments à retrouver sur leur site (conseils, fiches pratiques, manuels, guides, textes réglementaires, publications).
