Les boites mail des élus sortants doivent-elles faire l’objet d’un archivage ?
LE CONSEIL DU JURISTE
Après le renouvellement du conseil municipal, le sort du contenu des boites mails des élus peut se poser au regard la continuité du service public.
Sont considérés comme documents administratifs (…) quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, les documents produits ou reçus, dans le cadre de leur mission de service public, par l'Etat, les collectivités territoriales ainsi que par les autres personnes de droit public ou les personnes de droit privé chargées d'une telle mission.
Constituent de tels documents notamment les dossiers, rapports, études, comptes rendus, procès-verbaux, statistiques, instructions, circulaires, notes et réponses ministérielles, correspondances, avis, prévisions, codes sources et décisions (article L. 300-2 du code des relations entre le public et l’administration - CRPA).
Des précisions sont également apportées par le code du patrimoine.
Les documents reçus ou produits par les autorités municipales au cours de leurs mandats (exécutif et assemblée délibérante), quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support (papier ou électronique) constituent des archives publiques (articles L. 211-1 et L. 211-4).
La responsabilité de la gestion et de la conservation de ces documents incombe aux maires.
1 / Un arrêt du 3 juin 2022 du Conseil d’Etat complète cette approche selon les différents contenus des boites mails.
Seules les correspondances émises ou reçues, dans le cadre des fonctions exercées au nom de la commune, par le maire, ses adjoints ou les membres du conseil municipal auxquels le maire a délégué une partie de ses fonctions, ont le caractère de documents administratifs (article L. 300-2 précité).
Ce n’est pas le cas des correspondances des élus locaux, qui ne peuvent être regardées comme émanant de la commune, dans la mesure où elles expriment des positions personnelles ou des positions prises dans le cadre du libre exercice de leur mandat électif.
Dans l’arrêt du Conseil d’Etat précité, les requérants avaient demandé au maire de leur communiquer tous les courriels échangés entre lui et les élus de la commune en ce qui concerne les délibérations relatives à un projet de microcentrales. Le juge administratif avait annulé le refus de communication du maire.
Or, le Conseil d’Etat a considéré que le tribunal administratif avait commis une erreur de droit en jugeant que les courriels échangés entre le maire et les élus communaux au sujet d'affaires soumises à délibération du conseil municipal, constituaient des correspondances ayant le caractère de documents administratifs communicables sans rechercher :
- si ces derniers avaient été émis ou reçus au nom de la commune,
- et s’ils n'avaient pas pour objet d'exprimer les positions personnelles ou politiques des élus dans l'exercice de leur mandat électif.
Si ces deux conditions sont réunies, les échanges ne sont pas des documents administratifs communicables au tiers.
2 / Dans le cadre des fonctions exercées par les élus sortants, les correspondances émises ou reçues sont des documents d’archives publiques. Ils doivent être archivés à l’issue du mandat de l’élu (article L. 211-4 du Code du patrimoine).
Les courriels doivent donc être transmis à la nouvelle équipe municipale dans le cadre du récolement des archives. Leur conservation relève de la responsabilité de la commune sous contrôle de l'État.
Il est interdit de détruire ces documents sans respecter la procédure réglementaire relative à l’élimination des archives publiques.
En revanche, les correspondances personnelles ne pouvant être rattachées à la fonction même d’élu, ne sauraient se voir appliquer ce régime.
3 / Quant à la sauvegarde d’une copie d’une boite mail, un conseiller municipal sortant ne saurait être considéré comme propriétaire du contenu de la totalité de la boite mail.
Il pourra conserver une copie des correspondances relevant de la sphère privée et ne pouvant être qualifiées de document administratif.
En revanche, concernant les correspondances liées à la gestion de la commune, qualifiées de documents administratifs, l’élu sortant pourra effectuer une demande de communication de ces documents administratifs conformément aux dispositions du CRPA (articles L. 300-1 et suivants).
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